【猎云网（微信号：ilieyun
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编者注：本文作者为William Belk，是加州创新管理咨询公司Formula Partners的联合创始人兼合伙人。在本文中他向我们阐述了保证员工专注于工作而不被琐事打扰的重要性。以下以第一人称叙述。
最近，我进行了一次有关高绩效员工的研究调查。参加调查的人数超过4000位，来自各行各业，其中包括硬件软件、信息工程、金融、汽车、建筑和制造等。从这些数据中，我发现，有80%的高绩效员工会在一天的工作当中被琐事打断5次及以上，比如说参加没有提前安排的会议、临时被拉入某段对话、回答同事提出的无价值问题。更夸张的是，有40%的高绩效员工一天之内可能会被琐事打断8次及以上。
下面，我们就来进行详细分析。
很明显，一旦高绩效员工，哪怕是普通员工，在工作过程中被各类琐事打断，就会造成负面影响，小到工作团队，大到公司业务。首先，我们来看看这一问题对员工时间、士气和健康产生的影响。接着，我们再分析这种现象对公司的业务处理效率、营销时机选择和产品服务创新产生的影响。
在开始之前，先快速介绍一下，在目前这个移动时代，人们的基本生活状态。其实，我们每个人都是生活琐事的受害者。导致我们分心的事物太多了，比如说手机、无人机、通知、邮件和闹钟等等。按理说，不同年龄阶层的人对于超级互联这一概念的接受程度是不同的。但是现在，这种差异消失了。在这一概念面前，我们看不到什么年龄障碍。所以，我们可以想象，每家公司的每位员工，在每天开始工作时，都有可能处于一种专注力失调的状态。因而，各家公司必须重视这个问题，提高对各种可能导致员工分心的事物的警惕性，尽最大努力去减少这些事物给员工带来的负面影响，让他们在一个不被打断的状态中保证高绩效工作。
员工的时间
从文章标题，我们就能看出来，时间就是金钱，高绩效员工的“身价”也非常高。根据北美最大招聘信息网站Indeed的数据显示，平均看来，软件工程师每年的薪水是10万美元左右。高级设计师每年的薪水是8.7万美元左右，建筑师每年的薪水是9.9万美元左右，产品设计师每年的薪水是9万美元左右。
我们就假设，高绩效员工的平均基本工资是9.4万美元，外加1.7万美元左右的福利和津贴，也就是说加起来他们每年总共可以赚到11万美元左右。如果我们以每年2080个工作小时来计算的话，那么每个小时的价值就是53美元。
为了降低分析难度，我们就取个中间数，假设高绩效员工每天在工作过程中被琐事打断6次。
Gloria Mark是来自加州大学欧文分校信息统计部门的教授，她在数次采访和演示中介绍了她的研究调查结果，并且指出平均看来，一位员工在被打断之后需要23分钟左右的时间才能重新回到一项任务上。如果我们换个角度想，中途打断就好像是对各项任务进行切换的开关。
甚至，我们认为在有些情况下，高绩效员工的回神时间还不止23分钟。我们都知道，大多数公司都依赖高绩效员工来解决最为困难的问题。2006年，Iqbal和Baily的研究结果表明，在工作量较少的情况下，员工被打断之后产生的损失是比较小的。但是在工作量较大的情况下，员工被打断之后产生的损失就要大得多了。虽然按照研究习惯，我会建议他们采用更加稳健的数据集，但是他们的案例是非常具有说服力的。当然，这只是额外补充。为了方便分析，我们还是继续假设高绩效员工在被打断之后需要23分钟的回神时间。
那么，现在我们再一次回到时间和金钱的问题上。
首先，一天被打断6次，每次打断需要23分钟的回神时间，那么二者相乘，高绩效员工一天当中就有138分钟，也就是2.3个小时，处在效率较低的回神状态。要知道，一般来说，每位员工一天只工作8个小时，光是回神的时间就占据了29%。
其次，再将每天138分钟的回神时间乘以一年三百六十五天，得出在一年之中被浪费的时间大约有600个小时。按照上文每个小时53美元的工资水平来计算，企业在一年之中，浪费在一位员工身上的钱就高达3.2万美元。而且，这还只是保守估计。
如果某家企业软件工程师团队的员工数量是40位，那么由于被打断而浪费掉的钱就是127万美元。或许，这仅仅是一个开始。
员工士气和健康
在准确计算出员工被琐事打断造成的时间、金钱和生产能力损失之后，我们再来讨论一下这一现象对员工工作士气的影响。根据我的调查结果，有76%的高绩效员工都表示，与金钱相比，熟练掌握交易才是职业生涯决策过程中最为重要的要素。另外，有58%的高绩效员工表示，他们需要比较安静的工作空间。一个繁杂事务较多、容易导致分心的工作环境会打断他们正常的工作流程，使他们无法做到原本应该保持的专注和精通。在实现职业生涯目标的过程中，精通和熟练可以说是首要的驱动因素。从本质上来说，那些使人分心的琐事会让高绩效员工处于一种失调的工作状态。
使人分心的因素越多，员工面临的工作压力就越大。2008年，Gloria Mark教授公布了一份调查研究，并且指出工作过程中遭到琐事打断，会导致压力升高32%到37%，沮丧情绪多出37%到40%。她总结道：“处于一种容易分心的繁杂工作环境，会使得员工面临更大的工作量和压力，出现更多的负面沮丧情绪。”
不仅如此，如果被打断的次数太多，员工就不得不熬夜加班或者把没做完的工作带回家处理。如果各家企业就希望员工处于一种高压的工作状态，那完全可以忽视这个问题。但其实，员工如果面临太多工作压力，身体就有可能会垮掉。他们生病之后，不仅需要公司掏钱帮他们看病，还可能会给其他员工带来负面影响，不自觉降低工作积极性，可以说是赔了夫人又折兵。以我的经验来看，冬季和春季是员工生病最多的季节，就像潮汐席卷一样影响员工的工作士气，让企业猝不及防。总之，很少有公司在经历这种突如其来的潮汐之后还能够保持安然无恙。
业务处理效率
各种使人分心的琐事，会从诸多方面对公司业务的流程处理效率产生负面影响。说到这里，我们就得回到上文提到的任务切换开关这个概念。事实上，大多数流程设计都是允许繁琐杂事、任务切换和多任务超负荷存在的。但是，当员工在一天的工作过程中被打断超过5次，那就必须对人事系统进行设计和优化，以提高员工的注意力集中程度和自主管理程度，尽数消除在这一过程中遇到的各种障碍，比如说使人分心的琐事。
为了让大家更加深入地了解这一点，我们以软件处理方法Scrum为例。在这种方法中，团队成员遵循的是相同的标准、节奏和安排。因为同步是Scrum最为本质的特征之一，所以应该运用于所有类型的技术和创新团队中。
我发现，对于成员数量多于三人的团队来说，Scrum比Kanban这类简单的先进先出系统好用得多。具体原因，有以下三点：
尽数消除过程中的障碍
在Scrum系统中，项目管理经理（Scrum Master）最为重要，肩负的责任也最大，它需要消除过程中的那些组织性障碍。每天早上，Scrum团队都需要按照惯例进行“站立”会议。该会议最为重要的一部分，就是提供一个论坛，让大家讲述自己在日常工作过程中遇到的各种障碍。
比如说，我们可能经常会听到团队成员抱怨说来自团队外部的杂音太多、设备运行存在问题、团队成员完全集合时间太长以及周边环境中令人分心的事物太多等等。
就我个人而言，我最喜欢项目经理的一点，就是他们能够为工程师移除工作过程中的一切障碍，尤其是与外人的联系互动。也就是说，当某位工程师确定开始负责一项任务时，整个组织中没有人可以联系到他，就算是企业的首席执行官也不行。但是在现实生活中，企业的高层管理人员总是会以各种各样奇怪的理由，找工程师问来问去，打扰他们专心工作。这些高管的问题，说来就来，没有任何征兆，而且必须要工程师立刻给出答案。这些都是常态，但是会导致工程师的工作和关注重心发生急速转移，也就是在一瞬间激活了任务转换开关。在上文中，我们已经介绍过，频繁的任务转换会带来很多负面影响，既耗时又耗钱。
对专心工作时长和阶段产品有限制
我在给团队成员安排和分配工作时，会坚持这样一个原则，那就是员工每个星期内不受任何打扰专心工作的时间不能超过12个小时。不管是上司指派的，还是他们自愿的，都必须遵循这个原则。在过去的十年中，我一直都是这项原则的忠实支持者和实践者。我几乎没有见过有哪一支团队的成员能够在一个星期内完成12个小时的专心工作，在保证工作质量的同时，还能保证自身健康。就算企业工作再忙，员工效率再高，都无法保证这一点。而且，退一步说，如果工作时长超过12个小时，那么做到这两点中的一点都是非常困难的。为什么呢？主要有两方面原因：第一，在工作环境中，有各种各样自然和人为的分心事项，比如会议、研究、头脑风暴和课题变动等。第二，对于时间的预估太过乐观。
因此，我们可以通过稍微小一点的工作规模和稍微短一点的工作时长，来为员工打造一个限制条件较多的先进先出的成果产出系统，将多任务的频率控制在最低水平。我曾经在《Rocket Fueled Process》这本书中，讲述过很多有关工作规模和时长限制的内容。而且，在这个问题上，我非常同意美国知名咨询公司Reinertsen & Associates总裁Donald Reinertsen的观点。他认为，限制工作时长是能够提高员工效率的唯一方法。如果我们以一个星期为工作周期，那么限制工作时长，也就是说限制某项任务的工作时长，自然而然就能够降低分心事项发生的频率。具体说来，采用这种小规模的12个小时专心工作模式，有以下几点益处：
第一，将工作周期的长度控制在最低水平上
第二，将任务完成速度提升至最高水平（最大程度上缩短市场营销的时间）
第三，将技术风险控制在最低水平上
第四，将人事风险控制在最低水平上
第五，将假设测试速度和学习速度提升至最高水平
第六，最大程度上减少完成每项任务所需要的成本
第七，最大程度上减少可能会误导决策的盲目假设的数量
如果我们能够从限制工作总量和时长这样一个简单的方法中，收获如此之多的益处，那么将会向企业内每个人的工作中注入正面情绪。
预估分心事项出现的节奏和频率
说了这么多，针对员工进行的结构性工作流程控制，还有一个巨大的益处，那就是能够预估分心事项出现的节奏和频率，尽量使分心事项出现在员工工作量较低和心理负担较小的时候，而不是出现在他们专心思考和解决问题的过程中。
美国知名程序员和风险资本家Paul Graham在《Maker’s Schedule, Manager’s Schedule》这本书中，是这样解释的：
经理每天的日程安排，是一个接着一个的会议，他们的时间被这些会议分割成了间隔和小块。
但当你是程序员或者作家这类成果产出者时，会议简直就是灾难。因为对于你来说，整个下午都必须要是安静的独自工作时间。如果中途安排了一个会议，那么整个下午就都被浪费了。不管这个会议时间有多长，它都会因为将整个下午分割成了两半，而导致让每一半时间都不够多，所以无法进入安静的工作状态。
再有，当你提前知道下午将会有一个会议导致工作无法专心完成时，早上的工作效率也会受到负面影响。在这种情况下，你会处于非常担心甚至心神不宁的状态，不太敢开始解决真正困难的问题。
其实，每种类型的工作安排，单独看来是没有任何问题的。可一旦综合起来看，就有问题了。由于掌管大权的人都是按照经理模式工作的，所以他们可以兼顾各方需求，找到大家都满意的共鸣频率。
在Scrum的例子中，员工一旦开始负责某项任务，那么就会集中注意力，排除一切外界干扰直至完成。除非他们在工作中或者环境中遇到什么问题，才会主动寻求帮助，这时候上司就会鼓励他们放下所有顾虑，继续专心工作。他们每个星期，或者最多每两个星期，会做一次报告，讨论接下来的工作计划和过去的工作总结。总之，这是一个十分完善的工作系统。
另外，上文提到的Iqbal和Bailey也曾经在研究调查中指出：
与选择合适的时间点打断员工工作相比，太过随意地打断员工工作，会给他们带来很多负面影响。
换句话说，如果我们能够对工作流程进行设计，合理预估团队会议和讨论这类分心事项可能出现的节奏和频率，那就能大幅提高工作时间的利用效率，让员工在工作过程中收获更多精神满足感。
找到营销和创新合适时机
因此，根据我对工作场所中分心事项的研究调查，以及对Gloria Mark提出的被打断之后回神时间和潜在损失的介绍，员工每天浪费29%的工作时间，无疑会对企业选择合适的时机进行营销产生消极影响。不仅如此，从可持续的发展角度来看，这个问题还会进一步对企业的创新事业产生消极影响。
我们能够在4个月之后顺利发布新产品吗？分心事项这个问题以及带来的影响，未来是会以直线形式发展，还是会以指数形式发展？它们是否会对企业员工的工作士气产生影响，从而对企业的人才留存率产生影响？外面的人是否听到了什么议论，觉得我们公司的工作氛围不太友好，觉得我们在这方面能力欠佳？
合适的营销和创新时机，属于滞后指标。也就是说，组织设计、员工工作流程、企业文化以及对交易的熟练掌握，对市场产生的影响在几个月、几年甚至是几十年之后才会显现。与之类似，组织设计缺陷、不完整的企业文化、糟糕的工作流程、极差的领导能力和目光短浅的工作环境设计，对市场产生的影响也需要在几个月、几年甚至是几十年之后才会显现。
所以说，一个严格遵守规律的工作系统，可以从全局角度改善高绩效员工的工作效率、健康状况和对交易的熟练程度，是衡量长期成功和持续创新的首要指标。可问题就在于，针对高绩效员工设计完善的工作系统，是一件非常困难的事情，需要企业高管在充分理解所有事务的基础之上，坚持不懈地缩小高管和高绩效员工之间的观点差异。
