【猎云网（微信号：ilieyun
）】8月28日报道 （编译：堆堆）
编者注：本文作者Cody McLain，15岁的时候开始创业，是一位连续创业者，现任supportninja的CEO。
创建一家公司确实很困难。在美国小企业管理局的官网上，它指出“大约有50%的公司在开办的头五年里就完蛋了”。
因此，大形势是不利于创业者的。不管我们有多少时间、资金或资源，创业这件事从来都不简单。
就我自己的经验之谈，我个人在创业过程中遇到的其中一个大难题便是创业与个人生活的拉锯战。
拥有自己的公司带来的自由就像是会吞噬掉你时间甚至是神智的一个黑洞。当你总是有事要忙，时常在一天结束的时候感到自己今天一事无成，你就会很容易放弃自己的个人生活，放弃与朋友家人待在一起。
“如果你的公司凡事都要依靠你，那你根本不算是拥有一家公司——你是找了一份工作。而且，这还是全世界最差劲的一种工作，因为你是在一个精神混乱的人手下打工。除此之外，这样的生活也并非是你想要创业的初衷。你的本意是要摆脱工作，这样你才能够为其他人创造工作。”
——摘自Michael Gerber的《创业必经的那些事》（E-Myth）
我曾经就是这样。我的公司就是我的全部，我就是公司。按月生活，没钱度假，当然更没有时间请病假。
美国南部有人曾这样说道：“当你坐在罐子里的时候，你是无法看到标签写的是什么。”
通常情况下，不管是作为创业者、员工还是承包商，我们只是麻木得去完成自己面前的工作，而未能发现我们是如何破坏自己的成功的。
我们时常会陷入这样的习惯循环——做一些经常遇到但却无关的工作，抑或是发现自己在工作量增加的时候只能选择加班来面对。
现在，许多人都会称呼我为“系统爱好者”，但是他们不了解的情况其实是——我并非一直如此。我写这篇博文的目的便是想要谈谈我自己是如何从“为自己的公司工作”转变为“为自己的公司努力”的。
“无数企业家抱怨自己缺少控制或自由，与此同时却又贬低流程的价值。这就有点像是坐在钉子上的狗狗的故事。一位绅士走进一家农庄。在入口处，有一位老人坐在摇摇晃晃的椅子上，旁边是一条上了年纪的狗。狗狗一直在叫唤，所以绅士就询问老人它为何如此。老人说‘这是因为它坐在钉子上’。老人回答道，‘那为什么它不移开呢？’绅士问道。‘因为，坐在钉子上的疼痛还不足以让它挪动。’”
无底洞
我最初是在15岁的时候开始创业的，当时我在Hostgator注册了一个经销商账户，开始出售网络托管服务。坦白说，我并不知道自己在干什么，我只是单纯想要做一件激励我自己的事情。我需要知道如何处理各类事情，比如说如何创建一个网站、接受信用卡支付并且让顾客愿意注册。
（这个想法让我赚到了第一桶金。）
尽管学业压力一直存在，但我却痴迷于改进我的公司。我需要“深夜加班、周末加班”来学习编程和营销，与此同时还要应付学业以及仅剩的一点个人生活。
这些年的生活让我陷入了超负荷的循环，但我甚至意识不到超负荷的生活是什么样子的。每一次，我只是不停地强迫自己前进。
我还养成了一周工作60个小时以上的习惯。每当我放下工作时，我就会心怀愧疚，感到羞愧。
没有我，公司就没法继续做下去，而我最初认为创业就是这样。在一开始，我基本上是一个人运营所有部门。当我开始创收，我很快就将消费者支持和服务器维护外包给别人。但一旦出现任何问题，我还是要负责解决。
我之所以现在告诉你们这些事情，这是因为那是我职业生涯的最低点。那时我对自己公司的执念是一种病态的，我不知道自己该何时停止工作。部分原因在于我从来没有思考过我做的事情正确与否或是做事情的方式是否正确。
直到我阅读了《每周工作4小时》这本书，事情才发生了变化。
挺身而入&抽身而出
创业者除了会过度痴迷于自己的企业以外，他们还都会产生一种恐惧的心理——如果他们做不成A和B这两件事，那么企业就将关门大吉。
只有在我读完了Tim Ferri的《每周工作4小时》这本书后，我的内心才顿悟了。我意识到我把太多时间都花在执行上了。我让员工认为，只要有问题就要来找我解决，我感觉自己和公司绑在了一起。
这就让我对自己运营企业的方式产生了疑惑，从问题出现时做出的反应到不断解决一些一次性问题。
我意识到我的时间本应当被更好地利用起来去学习新的技能，并且用它们来更好地运营我的公司。我意识到我可以记录下我在做的大部分工作，然后找一个更擅长处理这些事情的人来做。
我还开始研究一些时常吸引我注意力的问题。比如说，让消费者普遍感到不开心的一个问题就是他们无法申请退款，我的开票专员不会考虑具体情况就选择立刻拒绝退款请求。也许可能是我们这边出错了，或者是客户根本不知道他们买的是什么。我们都是人，因此我试图向员工灌输这样一个理念——做正确的事情远比从客户那里获得60美元要重要得多，因为一旦我们无法实现30天内的退款承诺，他们就会注销账户。
一段时间之后，我已经可以将自己的一些责任分摊出去了，与此同时我会细心记录下遇到的一些新问题以及处理问题更好的方式。
在我思维模式转变的过程中，我体验了三种主要思考流程：
1.员工来找我解决的问题通常是什么？我可以制定出哪些符合“如果...则”类型的政策来解决未来出现的类似问题呢？
2.员工要处理的反复性工作或流程是哪些？和他们一起探讨，制定一个基本大纲。这一大纲可以随着系统和流程的变化随之优化更新。
3.每周和自己开一次会议，回顾本周的三大工作重点。找到并且记录下营销、社交媒体、搜索引擎优化等领域采取的策略，委派合适的人来处理反复性或是不重要的一些工作。
什么是标准作业程序（SOP）？为什么你会需要它？
从本质上来说，标准作业程序就是一个做某件事情的分步指南。通常大企业的董事会里会使用它来完成一些常规工作。
“保证效率、高质输出和绩效的统一，与此同时减少错误传达或违法行业规定的情况。”
——摘自Wiki
大多数小企业都未能建立起标准作业程序，通常企业雇佣的工人会了解相关的信息。这就会将你迅速发展起来的企业置于危险境地。
举个例子，如果你雇佣了一个工人并在企业快速发展期间让他负责某一个模块，那么很有可能他们就会凭借经验掌握公司的一些信息。如果你没有让大家形成一个记录与协作的思维模式，最终员工就会因为怕被你解雇而不愿分享自己知道的信息。
这还会导致一些其他情况，比如说最近的一起事件——荷兰一家主机供应商由于一位前管理员想要报复，因而被抹除了所有客户的服务器信息。如果这是一家企业级公司，我保证他们肯定有一套非常牢靠的离职流程，这样所有的离职员工都不可能会对公司造成如此大的伤害。
不管怎样，我都强调了很多遍记录公司内所有工作程序的重要性，包括人员雇佣、解雇、运营等，这样才能确保你的公司可以顺利发展。
软件SOP解决方案
即便你是极少数创造出某种形式SOP的小企业之一，随之带来的也有不少问题。
通常情况下，即便你只是一知半解，你也会迫使自己创造出这样一个流程。之后，当你和员工越来越多得了解这个流程，你就不得不把这些新信息添加进去进行更新。
我花了很多时间建立了公司内部的一些流程，但光是让员工去查阅这份SOP就已经不是易事了，更别说还要记得去更新这些流程。
这就让我开始想要找到一个更好的解决方案来简化公司SOP的建立、使用和修改。
这些年来，我发现有一些新公司在尝试为企业家解决这类问题。从本质上来说，他们想要提供一个平台来汲取公司运营的信息，从而提高公司的透明度和问责性。
这对我来说是一个开拓性的想法，而我那患有“多动症”的大脑更是让我想要通通尝试一遍。
下面是我使用过的一些软件。你可以选择一些进行尝试，它们也许会为你提供一些不错的创意。
注意：下面这些软件都不曾要求我在博文中将它们列出。以下均是我个人观点。
SweetProcess
在线流程记录，界面相对简单，也是本组推荐软件中最便宜的选择，价格为39美元，最多可供8个用户使用。
Pipefy
这是我个人最喜欢的软件，其免费版本最多可供5个用户使用，但可以使用所有功能的专业版则需要每位用户每月支付12美元。
CleverChecklist
这是一个标准的核对清单软件，它像是员工可以填写的一个表格。每月49美元，可供10个用户使用。
Manifestly
如果我不是在使用Pipefy的话，那我很可能会选择Manifest.ly。这款软件的设计者很聪明，他采用了我的大量反馈并且不断推出一些新功能和整合。价格也非常公道。
Way We Do
这是一个很有趣的软件，其使用很像是专为主机流程设计的Wikipedia。这是在我列出的软件中最贵的一种，但它们的一些功能还蛮有意思，比如说要求团队在新政策或更新过后的政策上签字。
KissFlow
我没有花太多时间研究KissFlow，但它主要是基于选择的一些已有应用（表单），这可以根据用户的企业自行进行选择。设计工作流并且创建条件变量这一点让它近乎等同于Pipefy，价格也要更便宜一些。
我的最爱则是Pipefy，让我来告诉你原因吧。
想象一个Trello看板。每个纵列都代表着某一流程的一个阶段。之后，每个阶段都可以配备一个独立表格——你可以创建问题、插入流程相关信息、自动发邮件给你的员工和客户并且可以自定义邮件内容等。
（上图为一个典型的Pipe看板。一旦右侧表格被填满了，它就会在左下角生成一个新的卡片。）
Pipefy上已经创建好了一套模板，你可以用它来替换整个系统，比如说CRM、Helpdesk以及HR系统。它也许不是针对某一系统的最优选择，但我觉得对于现有系统来说，它确实有助于定义一些特定流程。
举个例子，我们不会用它来取代我们的反复性软件，但是会用它来定义新员工的入职流程。我们不会将其用于CRM，但是可以用它来与客户协商合同。
为什么这是一个规则颠覆者？
现在让你认真考虑使用Pipefy这类系统会有点困难，但让我先解释下为什么我会喜欢这种系统吧。
公司内的员工很容易就会遗忘掉流程和SOP的存在，通常它们都会被装在公司的一个文件夹里，束之高阁，大家鲜少会去查看。而在这种情况下，Pipefy本身也就是SOP流程的一部分，因此你可以要求你的员工使用该软件来完成正在进行的流程。
Pipefy的魅力之处就在于：如果流程发生了变动，你无须担心是否所有人都能收到变动的提示。你可以添加一个新的需求并且补充额外信息来帮助划分或升级流程，从而使得流程中更多内容可以自动化。
将手写程序与流程结合在一起，你可以单方面得提高企业的完整性。
它是如何做到这一点的？
1.更好的沟通
团队可以通过管道更好地进行沟通，而基于特定条件，管道可以随时在其他管道中添加卡片。比如说，一旦新客户（Client Onboarding）管道中的卡片达到了“欢迎”阶段，它就会自动在我们的“应收款项”（Accounts Receivables）管道中创建一张卡片，提示我们的会计团队发送发票给客户。这就极大程度上减少了日常业务的沟通量。
2.增加问责性
每次系统上处理卡片时，所有的问题、参与者、时间地点等相关的信息都会被记录下来。你可以看到谁做了什么事以及他们采取的方式。你可以创建服务等级协议，这样如果卡片在某一个阶段停留了太长时间，系统就会提示某个人。我们公司选择的是一个出色的协作工具Zapier（面向企业的API关联服务平台），它可以让你在不同类型的软件中建立关联。比方说，如果一张卡片在新客户（Client Onboarding）阶段滞留了很长时间，这就会向我们的其中一个Slack频道发送警告。
3.错误几率减少
由于每一个流程都会被记录下来，那么大家犯错的机会也就会大大减少了。新员工无需在入职时接受那么多的培训，因为所有流程的信息都已经被记录下来了。
4.促进持续改进
当员工使用管道或是想到了一个更好的办法时，我们会鼓励员工更新管道。如果员工在常见问题解答中发现了一个错误，他们可以将其改掉。如果流程的某一部分发生了变化，他们就有责任负责更新，这样他们在下一次发送卡片时，流程就依然有效。
下面说说为什么你有可能会面临失败以及对此，你可以做些什么。
困难的工作需要着重花费精力来完成。
人们很容易会对可能发生的事物感到兴奋，但在追求的过程中却会轻易丧失动力。你也许太过忙碌，然后就忘了这件事。你也许会碰到一些员工抵制记录自己的工作或改变自己的工作方式。
现在，如果你的企业根本没有任何确定的流程呢？你需要开始学习记录它们的重要性。
可以查阅《清单宣言》，这本书讲述了持续使用简单的核对清单可以拯救人们的生命。另一本值得阅读的书叫做《创业神话》（E-myth），你可以在书中了解到一位紧张过度的创业者学习记录工作以及将部分责任委托给其他人的历程。
之后，大多数公司面临的更大挑战就是尝试让员工积极改进他们的工作。这里，我指的并不是匿名意见箱这种工具，而是要创造一个环境，让员工在明确相同长远目标的同时，切实将自己的部分工作时间用来优化或改善公司。
我这里说的是运营公司的Kaizen理念（Kaizen指的是“持续改善”）。在今井正明先生写的这本讲述开拓者理念的书中，他发现企业的成功管理归因于对现有标准的持续维护和改进。
下面一段是摘自书《Creating a Kaizen Culture》：
拿拥有一辆高性能的个人汽车做类比。我们假设这一辆车相比普通汽车更适合驾驶、加速、规划行程、调整或是加油。但我们中大多数没有接受过机械学训练的人不会选择保养一辆昂贵的高性能汽车，当然我们也不会每天去进行调整。不保养的话，那么很快就没有车可供驾驶了。我们充其量会花时间和资源去进行维修，而不会用于保养或改进。因为我们都忙于修复模式，鲜少有时间去进行保养，更没有时间去进行改进。在现代的企业中，我们都是同一辆汽车上的乘客，我们都要注意车辆的维护和行程的改进。每天的持续改善可以让这种保养和改进行为进入一种良性循环，在这样的情况下企业能够培养人才、建立流程，与此同时带来收益。
这带给了我们什么样的启发？
我并不是指你需要Pipefy或是企业更需要使用核对清单类型的软件。我想说的是，为了成功扩大企业的规模，你需要拥有设定好的流程以及维护流程的员工。
不管是哪种方式，在我看来，实施新流程都面临三大困难：
1.提取
如果你的执行团队没有积极参与到日常工作流中流程的创建和更新，那么你如何能期待公司剩余的人会这样做呢？你需要留心，努力和公司内的人员和团队一起合作来获取所需要的信息，改变工作流以及员工的观念模式。
2.采用
一旦最初的流程或程序被安排好了，你是很难让团队去查看它们的。团队也许还会固守原有的做事方式或是将其完全抛在脑后。如果没有人告知新雇佣的员工关于流程的事情，现有的员工又讨厌这些流程，那么最终它们就会淡出大家的视线。
3.维护
员工通常在最开始几个月会表现得比较出色。他们会坚守一种做事的方式，并且基于自己看到的周边情况来确实要不要做一些事情。如果没有人教这些员工去更新流程，他们会认为为企业贡献自己了解到的情况不属于他们的工作职责。
如果你可以找到一种方法来解决这些障碍，那么你的企业获得成功就还有一线生机。
自由职业者VS创业者
在我看来，自由职业者是那些在某一领域掌握一定技能，然后将他们的时间出售给其他人的人。当自由职业者决定记录自己的战略并且雇佣第一名员工或是合作伙伴的时候，他便成为了一个创业者。
如果你的公司要求你每天投入大量时间，却仅仅只是来保证公司的运营，那么你其实更像是一个自由职业者。现在，你也许才刚刚起步，还没有资金去发展企业的规模。在这样的情况下，你就需要在企业扩大规模之前采用Kaizen观念模式。这会在一开始让员工认可你的观念模式，与此同时便于你发展自己的文化、建立起一个可持续发展的企业。
不管是哪种方式，这都需要你持之不懈得付出努力才能确保你是“为自己的公司努力”，而不是将自己束缚在里面。
凭借运气和决心，你会发现你的公司有50%的可能能够取得成功。
“如果你觉得没有必要改变，那就意味着没必要生存。“
