【猎云网（微信号：ilieyun
）】7月28日报道 （编译：蔡妙娴）
编者注：本文作者为Mark Suster，著名风险投资机构GRP Partners的合伙人。
开会——这可能是无数上班族最头疼的一件事。会议不仅耗时耗力，更可能没有一丝成果，或者说没有我们期盼出现的结果。在本文中，我想谈的是一种特别的会议——董事会议。
许多人认为董事会往往没有成效，这是因为他们只是将其看做是日历上被圈起来的一天。在这一天，公司的管理层要向投资人或其他董事会成员汇报最新进展，以及过去一段时期内公司的业绩表现。
持有这种态度的人通常会觉得：开董事会真是浪费人生啊。
没有人比你更了解你的公司，在管理得法的情况下，董事会成员应当比全职行政人员更加清晰地掌握公司的一举一动。而由于他们往往同时坐拥多家公司的董事席位，经验丰富，因此能够给你的各项决定提供宏观指导。
如果董事会中有你非常尊重的人，那么你就有责任开好每一场董事会议。下面，我将就怎样开一场有成效的董事会提出我的建议。
1.确保在董事会召开至少72小时之前将财务、运营数据发给董事会成员，提前一个星期效果更好。
2.在董事会之前给每位成员进行沟通。
带领他们熟悉每一项数字，确保他们理解所有重要信息，并询问他们的感觉。接着你可以问问他们是否有战略方面的担忧，或者希望在董事会上讨论的话题。
3.为会议设定议程，并提前72小时发送给各位董事。
鉴于你已经带领他们过了一遍财务和运营数据，你的会议应当控制在讨论2-3个重大战略议题所需的时间之内。这些议题的提出不仅能向董事们展示出你日夜为公司操劳的态度，也能激励他们为公司的发展出谋划策。我的建议是，花2-3个小时的时间讨论2-3个话题；如果你属于后期创企的话，5-6个小时也是可以的。
4.在理想的情况下，你应当提前想好会议讨论话题，并相应准备一份文件。
这份文件需陈列出几个话题的主要问题，每个话题提供3个解决方案，并重点标出公司倾向的某一解决方案。如果你将这份文件提前发给董事成员，那么他们就能有时间好好思考，准备一场真正的讨论。
大多数创始人都会犯这样一个错误：在最后一刻才把会议资料发给与会成员。投资人们通常位列多家公司的董事会，时间紧、工作忙，如果你在会议前一天晚上才提供会议议程安排，他们很可能只能在晚饭时间粗略地瞥上一眼。
你可能会认为，没什么反对意见，很少有人提问，投资人们都露出满意的神情——这就是一场成功的董事会。错了，这只能证明你浪费了时间，浪费了精力，浪费了在你面前那么多的宝贵资源；没能借此机会为公司的长远发展进行规划，这也是你的失败之一。
然而，70%的董事会议都是失败的典例。这类创始人往往目光短浅，没有战略性眼光，其结果只能是公司面临巨大灾难。
完美完成会议前准备工作的标准是：董事成员充分理解了会议安排，了解了所要达成的会议目标。
下面是我见过创始人们在会议中最常犯的错误：
1.允许董事会成员过问细枝末节
即使是平时最具善意的董事会成员，偶尔也会出于好奇而问一些非常细节化的问题；他们可能觉得自己是在给公司帮忙，实际上是把会议带跑了题。董事会不应当是投资人质疑你为什么注重A用户而不注重B用户的场合，也不应当是询问为什么有8名销售代表而不是6名的场合。这些都是技巧——而非战略。面对这些问题，你的态度应当是：耐心地听董事成员抛出问题，记录下来，告诉他们，“这是个好问题，我很乐意在会议结束之后向你们仔细解释，但是今天会议的目标是解决XXX问题。”
2.允许董事会成员提出会议安排中没有的话题
如果你没有给予与会成员足够的时间来对会议安排进行协商，他们临时提出些让你措手不及的议题也无可厚非。但如果你事前已经打过电话，询问过他们的意见，那你完全可以说，“这是个很好的问题。但我们对此议题事前并没有进行准备，在会前通电话时也没有人提过这个问题。所以我想，先把它记下来，我们可以在会议结束之后，或下一场会议上讨论一下。”
3.不组织投票
在一个议题结束之前，你需要询问所有董事成员是否就某一提议达成共识，投票是最好的方式。我推荐的策略是：你可以这么说，“这是我们希望达成的结果。这些是我们提供的选择，公司希望能够听到大家的反馈。”这时，如果你事前给与会成员通过风，你应该已经知道每个人的想法了。就我而言，我会请某位董事成员首先发表意见。记住，你没有职责与所有人进行辩论。如果有人言辞激烈地提出了你不认同的观点，你可以反驳他的发言，或者请另一位与你志同道合的董事成员和他进行辩论。时间久了你会掌握每位董事成员的脾性，谁是最具说服力的，谁是容易退缩的。控制住讨论，确保每个人都在认真听取他人的意见。在你觉得自己的观点已经占据上风时，果断说，“OK，我想我们都了解其他人在这个议题上的意见了。如果可以的话，我提议我们就此议题进行投票。所有支持……”我之所以要强调这一点，是因为我见过在太多董事会上，与会成员就一个议题不断讨论，往往数小时过去也没有一个结论。老实说，人都是不愿意做决定的，而你的角色，就是引领大家做出决策。
4.不顾时间
许多董事会都没有专门计时的人，大家往往在微不足道的问题上高谈阔论，最后的关键问题只能20分钟匆匆带过。管控会议、管控时间都不是容易的事。每次参与年度投资人大会等重大会议时，我总是会让我的合伙人Stuart Lander帮忙看着时间，这样我们可以保证不浪费宝贵的时间，不把重要议程拖到最后。
5.让高谈阔论者控制会议
参加过董事会议的人都知道，总有那么些嗓门洪亮，爱用声音震慑全场的人。若是他们的发言充满建设性，又总能带领公司做出正确的决策，那就多给他们发言的机会。当然了，只有在很多人同时分享自己的观点时，你的董事会议才能称为成功的会议。最糟糕的情况是什么呢？那就是，那些侃侃而谈的并不是在座最聪明的人。
对此我的建议是，大嗓门们爱说就让他们说去，你可以在他们说完之后礼貌地回复，“好的，我想我了解你要说的重点了，你的发言对我们的议题帮助很大，但我想还是再请几位董事发言，听取一下大家的意见。”这种话是很能让人消气的，我相信那些人不会再说，“不！我不想听别人怎么说！”
接下来，你就可以点名请其他人发言，“Mary，你怎么想？……”
6.过多非董事会成员参与会议
许多公司的董事会都有观察家们存在，有时是因为你有战略投资人，有时是因为风投带来了自己的助手。这些人可能会很有帮助，但对于大部分观察家来说，他们应当保持沉默；否则你会发现，居然有10好几个人在参与讨论！最后的结果自然是：三个和尚没水吃。
如果每一个观察家都和董事会成员一样畅所欲言，那他们和后者又有什么区别？创始人们应当理解，他们之所以被称为观察家，是因为他们的主要职责就是——“观察”。
7.任由手机、iPad、电脑自由使用
我们生活在一个很容易被分散注意力的世界，人往往是自己最大的敌人。我强烈建议在董事会期间，严禁使用一切电子设备。如果投资人们对此不满的话，你可以每小时给大家5分钟的休息时间。我是说真的，暂停会议，让与会人员抓紧处理自己的电子邮件，然后重新开始会议。
最近几年，随着电子设备的发展普及，董事会议的效率越来越低。似乎在每场会议上都有那么一位成员游走在自己的世界中，这样一来，群组讨论也就失去了它的意义。
8.让视频会议中的人控制了会议的进程
我们总是会遇到某个董事成员因某些原因无法到场，只能通过视频或电话参与会议的情况。事实就是这样，你要接受这一状况。但是，你的会议重点永远是办公室里坐着的这些人。
在我参加董事会议的经历中，十有八九最后我的参会体验会非常差。这是因为人们总是担心电话那头的人没能参与其中，因此不断中止会议“呼唤”那些远程参会的人。而你知道的，电话那头的人一半时间都是在“放空”，或者查自己是不是又收到了新的邮件。
这也是为什么我较之电话更喜欢视频会议，因为人在视频会议的情况下能够保持专注。不过，记住，最重要的永远是在座的那些人。
